Organizácia času? Skúste trojdňový systém.

By | 11. februára 2012

Väčšina systémov organizácie svojho času (time managementu) rieši hlavne plánovanie úloh. Z praxe však viem, že práve držať sa plánu je niekedy to najťažšie a často aj najhoršie o čo sa človek môže snažiť. A práve kvôli neúspešnej snahe neustále sa držať dlhodobého plánu potom často ľudia zlyhávajú.

Skúšal som už množstvo systémov a väčšinou každý odporúča plánovanie na týždne dopredu, prípadne ešte dlhšie. Po čase som však prišiel na to, že to nie je efektívne a taký systém mi zbytočne stavia mantinely.

Plánovanie na viac dní dopredu nie je je felxibilné.

Napríklad ak príde menšia zákazka tzv. „rýchlovka“, ktorá bude hotová behom pár hodín mám pri týždňovom plánovaní na výber len dve možnosti. Buď ju zobrať a nechať si nabúrať celý plán, alebo ju odmietnuť a pripraviť sa tak o pekný zisk a niekedy aj o možnosť ďalších zákaziek v budúcnosti.

Ešte horšia situácia nastane ak náhodou strávim na jednej úlohe o pár hodín viac, ako som pôvodne plánoval. Rozhodí mi to komplet celý týždenný plán. V podstate ho potom musím skoro celý väčšinou prerobiť.

Rovnaká situácia nastane ak mi nejaká úloha ubudne. Vtedy znova treba buď celý plán prerábať, alebo takto získaný čas proste odprokrastinujem (aj keď táto možnosť je niekedy celkom príjemná). Vtesnať do vzniknutej medzere inú úlohu je totiž často zase len prekopanie celého plánu aj na ďalšie dni.

Preto som si spravil systém vlastný, taký ako mi vyhovuje. Plánujem maximálne na 3 dni dopredu.

Prináša to so sebou pekné výhody:

Flexiblita.

Nestrácam čas zbytočným plánovaním – čím dlhodobejší plán si človek urobí, tým väčšia je šanca, že ho nedodrží. V žiadnom pláne sa totiž nedá počítať so všetkým čo sa môže stať. Nikdy neviete či si v nedeľu nenaplánujete týždeň a zrazu budete musieť v utorok kvôli  niečomu behať po úradoch, ísť na pohreb babke, alebo vás vytopí sused a budete pol dňa zachraňovať nábytok.

Pri plánovaní na 3 dni mi podobné udalosti nerozkopú celý systém a nemusím pracne znova skladať ďalší plán. Proste úlohy z jedného dňa presuniem na neskôr. Najhorší variant je posun o dva dni, čo väčšinou nie je nič strašné.

Psychická pohoda.

To-do list na tri dni je pekne krátky. Pohľad na taký zoznam úloh pôsobí oveľa menej stresujúco, ako pohľad na „popísaný papier bez konca“. Každý má samozrejme túto hranicu inde. Mňa znervózňuje už pohľad na to-do list pre celý týždeň, preto mi vyhovuje tento kratší.

Lepšia sebadisciplína

Súvisí so psychickou pohodou. Pokiaľ som nervózny, že mám toho veľa a mám dojem že nič nestíham tak sa neviem sústrediť na prácu a myšlienky mi stále utekajú inde. Naopak, keď pri pohľade na pár úloh pracujem s vedomím, že je tam len pár úloh a „o chvíľu bude hotovo“, nerobí mi taký problém sústrediť sa na jednu úlohu.

Predstava príliš veľkého množstva práce dokáže človeka zastrašiť rovnako účinne ako pohľad do hlavne kalašnikova.

Motivácia

Poznáte niečo motivujúcejšie ako škrtanie položiek v todo liste? Pokiaľ má váš zoznam úloh len pár položiek rozvrhnutých na tri dni, tak 2x do týždňa zažijete ten super pocit kedy „máte prázdny todo list“. Práve to je ten motivačný pohon, keď človek vidí ako robota pekne odsýpa.

Doporučené pomôcky:

Tabuľa a fixka. To je všetko.

Tabuľu mám rozdelenú jednou „akože rovnou“ čiarou na dva stĺpce.

Ľavú časť mám rozdelenú do siedmich blokov – na každý deň v týždni jeden. Blok pre každý deň má cca dva až tri riadky. Riadim sa nepísaným pravidlom, že viac ako tri úlohy na deň je už veľa. Ako už bolo naznačené, práve v tejto časti tabule si plánujem úlohy na dané tri dni dopredu. Teoreticky by tam mohli byť len bloky na tri dni, no keď ich je sedem a zapísané sú len tri, jednak mám z toho lepší vnútorný pocit, cítim sa viac v pohode a zároveň nemusím rozmýšľať, ktorý deň sa práve teraz skrýva pod ktorým riadkom.

Pravá časť tabule slúži naopak ako zásobník úloh, odkiaľ ich postupne prepisujem do ľavej časti. Túto časť proste ignorujem, až kým nepríde čas niečo do nej pridať, alebo z nej ubrať, prípadne nenastane čas kedy treba naplánovať ďalšie tri dni.

Prikladám ilustračný obrázok 🙂

Tabula na trojdňový systém

Každý by si mal nájsť ten svoj systém.

Som zástancom názoru, že každý by si mal nájsť svoj systém riadenia času. Túto moju trojdňovú metódu som tiež istý čas hľadal. Pred tým, ako som dospel k počtu dní tri, som skúšal počet dní aj znížiť. Vrátane extrémnych verzií, kedy som neplánoval vôbec, alebo som skúšal plánovať len na jeden deň dopredu.

Bohužiaľ sa to u mňa neosvedčilo. Ak som nič neplánoval vo výsledku som nevedel do čoho sa najprv pustiť a ak som plánoval len na jeden deň dopredu, tak som sa moc nesnažil plán dodržať. Pri pohľade na úlohy na jeden deň ma totiž ovládlo vedomie, že keď niečo z toho nestihnem nevadí a to bola tá najkratšia cesta k celodennej prokrastinácii.

Prvé negatívne účinky plánovania, som naopak začal pociťovať práve pri štvordňovom plánovaní. Preto som zvolil práve tri dni.

Svoj trojdňový systém nikomu nenútim a tiež netvrdím že je to spása pre každého a inak sa fungovať efektívne nedá (práve naopak, veľa ľudí funguje efektívne s iným systémom). Len ho ponúkam na vyskúšanie. Možno práve tento systém bude to čo potrebujete. 🙂

5 thoughts on “Organizácia času? Skúste trojdňový systém.

  1. Mitlik

    Velmi dobry system. Najhorsie bolo pre mna neplanovat. Takto sa robit nedalo. Stalo sa ze mi zavolali s rychlovkami a ja som narychlo nevedel kam ich zaradit, lebo ani som nevedel ako mam rozvrhnute projekty. Potom som si lepil sticker so vsetkymi ulohami a postupne som ich pocas tyzdna skrtal, lenze pocas celeho tyzdna (7 dni ) mi viac krat volali s novymi vecami alebo rychlovkami a tak kym som stihol vsetko vyskrtat, vzdy sa mi nove naplnili. Cize nemal som nikdy prazdny To-Do list. Co neposobilo na psychiku presne ako pises.

    V zasade teraz pracujem „aktualne“ na 2-3 dni dopredu. Nevedel som sa nijak ustalit, vzdy som kymacal medzi tymito dnami. Dolezite ale je, ze si viem lepsie zaradit nove veci, rychle veci, necakane veci, a vemi dolezite je, ze s tymto systemom som zacal mat viac volnych vecerov a o 50% sa mi zvysil volny cas cez vikendy. Niekedy sa stane ze aj 2-3 tyzdne za sebou cez vikend nepracujem lebo som si pekne vyskrtal to-do vtedy ako som aj naplanoval.. Sem tam sa stane ze troska sa mi popletu casovania, alebo nieco nevyjde presne podla podla planov, ale kazdopadne stelujem si tiez svoj system, ale to co aj ty pises mozem odporucit 🙂

    Reply
  2. Smoliak

    Systém je super 🙂 Hlavne tá psychologická hra s 3dňovým systémom 🙂 btw. Možno ma zbijete ale ja osobne mám rád nabúravanie plánu.. a hlavne ASAP projekty ktoré treba do polhodiny odovzdať … je to vždy výzva 😉

    Reply
    1. admin Post author

      ved prave kvoli tomu 3 dnovy system 🙂 aby to „naburanie planu“ prinieslo so sebou co najmenej babrania sa s novym planom 🙂

      Reply
  3. Marek

    páči sa mi, ako si veľa ľudí myslí, že pracovať z domu je niečo ľahké. V skutočnosti si to vyžaduje viacej námahy, ako chodiť každý deň na 8 hodinovú šichtu. Tento systém je super.

    Reply
  4. Marian

    Marek súhlasím. Pracovať z domu, to znamená spočiatku bojovať so závisťou od známych ktorí tvrdia „ty sa máš, nemusíš stáť každý deň v zápchach a doma nič nerobíš“.

    Kto to nevyskúšal na vlastnej koži, nevie že je to boj s lenivosťou.

    Ja mám svoj blok A4 kde mám zapísaný svoj „TO DO LIST“ a kým nesplním tie body, dovtedy neskončím s prácou.

    Reply

Pridaj komentár